Les bonnes pratiques de l’email
L’email a sans conteste révolutionné nos échanges avec les autres. Tout comme le téléphone portable, la messagerie électronique nous a précipité dans l’urgence de l’information. Mais cette rapidité associée à la facilité (et la gratuité) de ce mode de communication devient un formidable risque de désorganisation. A la lecture de blogs ou d’ouvrages comme “l’art de se lancer” de Guy Kawasaki, je retire quelques bonnes pratiques de l’email (le top 5+) pour retrouver un bon usage.
1. N’utilisez pas l’email pour ce qui doit être échangé de vive voix (au plus, envoyez un email pour fixer un RDV en énonçant le sujet).
2. N’envoyez vos emails qu’à un seul interlocuteur (celui responsable de l’action à venir) pour éviter que chacun pense qu’un autre va s’en charger.
3. Utilisez les CC et CCi pour tenir informé les collaborateurs concernés par le projet mais non responsables de l’action ou initiative à venir.
4. Répondez à vos interlocuteurs rapidement pour confirmer la prise en compte de leur message.
5. Utilisez les fonctionnalités de votre outil de messagerie (filtres, redirections vers des dossiers spécifiques, mises en couleurs).
Règle d’or : relisez vos emails avant de les envoyer (orthographe, ton, sens de vos emails).
D’autres idées ?
Catégorie : Technologies |
19 avril 2007 :: 21:24
Pourquoi mettre en place un système “d’accusé de réception” puisque normalement nous répondons dans les plus brefs délais à notre interlocuteur.
Et ne pas prendre l’email pour un réseau interne d’une entreprise ! Un réseau Ethernet est tout de même plus simple et efficace.
25 avril 2007 :: 15:16
J’ai quelques doutes sur la 1ère proposition. En effet, souvent un mail est plus réfléchit, plus pensé qu’un discutions oral, et on peu y gagner en clareté, en précision, et on peu aussi gagner e ncontrôle du ton.
Bien sur le mail ne remplacera une bonne discution, mais il permet de garder pour une forme oral se qu’il le mérite vraiment